21.02.2024  Кейс

Если в компании нет системы хранения знаний, обмена и управления ими, сотрудникам приходится тратить до 30% рабочего времени на поиск информации. При этом всегда есть риск, что в результате специалист не успеет выполнить важную задачу вовремя, и бизнес потеряет деньги. А для крупных компаний такая ситуация может стать критичной. Предотвратить это может корпоративное обучение. Екатерина Татьянина, руководитель отдела обучения компании Coffee Way, рассказывает, как организован обмен знаниями в компании, у которой множество франчайзи и филиалов по всей России.

Coffee Way — это федеральная сеть кофейных баров, которая работает уже более 15 лет. Наши кофейни есть в 70 городах России, а всего в компании более 600 сотрудников. Чтобы эффективно работать и масштабироваться дальше, нам нужно было стандартизировать и систематизировать процессы. Требовалось решение, которое позволило бы быстро доносить информацию из центрального офиса до партнеров и бариста.

С августа 2023 года мы пользуемся LXP платформой kampus, предназначенной для организации обучения сотрудников. Когда в центральном офисе принимаются решения, связанные с регламентами и требованиями, мы выгружаем на платформу нужные материалы — памятки, методички, презентации и так далее. Партнеры могут ознакомиться с ними, оставить комментарии и задать вопросы. В результате все кофейни в любой локации владеют актуальной информацией, потому что она доступна на Кампусе.

Раньше все документы и материалы хранились в облачных сервисах, и их приходилось отправлять партнерам вручную — например, через почту и мессенджеры. Но облачные решения нравятся и подходят не всем.

Теперь все хранится в единой системе для развития команды, доступной и легкой в использовании. В kampus есть возможность массового назначения материалов: стоит нажать одну галочку — и все партнеры единовременно получают уведомление о том, что появился новый контент, с которым нужно ознакомиться.

Кроме того, в kampus все материалы оформлены так, чтобы их было удобно и приятно изучать. В итоге работать с ними комфортнее, чем с обычными файлами, которые используются в облачных сервисах.

Платформа поддерживает разные форматы материалов для развития команды: лонгриды, статьи, видеоролики, курсы, тесты, развивающие задачи. Это привлекает к обучению больше сотрудников — каждый может подобрать удобный формат под себя. Есть также возможность создавать интерактивные программы обучения, где сотрудники передвигают элементы, сопоставляют их, выполняют другие задания. Это помогает прокачать hard skills и soft skills, а еще развивать насмотренность у партнеров и бариста.

Очень удобно, что любые материалы можно назначать по ролям. Роли мы создаем самостоятельно: в нашем случае это прежде всего бариста, партнеры и сотрудники офиса. Например, административные документы бариста не нужны, и мы назначаем их только партнерам.

Эту функцию мы начали использовать недавно. Учебный трек позволяет систематизировать и подать информацию, которую нужно изучать по определенному алгоритму: это очень полезно для развития скилов. Например, если человек пришел на должность управляющего и не понимает, чем занимается бариста, ему будет трудно адаптироваться. Такому менеджеру можно назначить трек: сначала он изучает программу для бариста, потом получает материал, который поможет плавно перейти к программам для управляющего, и так далее. Процесс автоматизирован, и отслеживать все это вручную не нужно.

В корпоративном обучении очень важны цифры: кто какие материалы изучает, что популярно, а что нет, и так далее. Это необходимо для контроля обучения сотрудников и системного развития скилов. Если, например, программу никто не проходит, то, возможно, выбран неудачный формат или сотрудники просто не понимают, зачем она нужна. Значит, нужно что-то менять.

Можно также отслеживать, насколько платформа для организации обучения сотрудников в целом, когда ее посещают чаще всего. Допустим, если в какие-то дни недели заходит больше пользователей, значит, лучше публиковать новости именно в это время — так их точно увидят.

Kampus позволяет даже детально выгрузить посещаемость по ролям и должностям. Например, мы знаем, что в среднем партнеры заходят на платформу 36 раз в месяц.

Когда мы запустили kampus, начали загружать и обновлять программы обучения и приглашать сотрудников, показатели вовлеченности составили 61%. Мы ожидаем, что к концу зимы 2024 года вовлеченность будет 100% — это касается всех сотрудников, которые уже зарегистрировались на платформе, и тех, кто еще должен будет это сделать.