Как обосновать бюджет на цифровое решение: инструкция для HR и T&D специалистов

Тарифы

Как мы можем помочь именно вам?

Расскажите коротко о своем вопросе. Специалист свяжется с вами в ближайшее время

07.08.2025 Статья

Как обосновать бюджет на цифровое решение: инструкция для HR и T&D специалистов

Каждую неделю команда LX платформы Kampus общается с десятками компаний и помогает командам обосновать бюджет на цифровизацию T&D процессов.

Чаще всего HR специалисты сталкиваются с тремя барьерами на пути к цифровизации:

1. Нет ресурсов: денег и/или времени
2. Нет цифровой смелости у команды: ментальное сопротивление и страх изменений
3. Нет отклика у сотрудников: скепсис и опасения, что продуктом не будут пользоваться

На самом деле, за каждым барьером прячется не отказ от самой идеи, а отсутствие перевода с языка процессов на язык бизнеса и конкретных пользователей.

Первый барьер: НЕТ РЕСУРСОВ

Волшебная формула проста: говорите с бизнесом на языке денег и выгоды.

Есть несколько базовых принципов:

Не просите денег, а предложите экономию. Покажите, сколько компания теряет без автоматизации на ручном администрировании, из-за отсутствия адаптации, на закупке внешнего обучения вместо развития внутренней экспертизы
Подсчитайте, сколько часов сотрудников уходит в рутину и переведите их в финансовые потери. Ведь эти рабочие часы можно инвестировать в новые проекты по оптимизации и развитию внутренних экспертов
Используйте простые и понятные формулы:

ROI = (Экономия — Инвестиции) / Инвестиции
IRR (внутренняя норма доходности) > 30% — порог, при котором вас начнут слушать

Подготовили для вас удобную таблицу с цифрами, как обосновать внедрение LXP на примере компании со штатом 500 человек:

Второй барьер: НЕТ ЦИФРОВОЙ СМЕЛОСТИ

Это история про боязнь изменений и потери контроля. Даже если решение объективно хорошее, команда может его не поддержать из-за страха перед новым: кто-то боится потерять роль «носителя знания», кто-то не справится с новой системой, кто-то просто привык работать иначе.

Что работает:

1. Пилот с подтверждёнными KPI
Не убеждайте словами — покажите в деле.

Запустите решение на ограниченной выборке: один бизнес-юнит, одно направление, один регион.
Оцените и зафиксируйте:

рост охвата (сколько сотрудников прошли обучение за то же время),
сокращение времени на администрирование,
снижение нагрузки на HR команду,
улучшение обратной связи от пользователей,
сокращение затрат (например, на внешнее обучение или ручные процессы).

Пусть эти цифры станут «первым шагом в безопасной зоне», чтобы команде стало легче двигаться дальше.

2. Покажите изменения в формате «Было → Стало»
Сделайте карточки со скриншотами, запишите короткое демо, дайте потрогать руками, соберите реальные отзывы от тех, кто уже попробовал.

3. Аргумент «снизу»
Нередко цифровая смелость быстрее появляется у линейных сотрудников, чем у руководства. Используйте это, покажите, что «внизу уже ждут», и это безопасный способ начать.

Третий барьер: НЕ БУДУТ ПОЛЬЗОВАТЬСЯ

Это распространённый скепсис, особенно если в компании много производственного персонала, «неофисных» сотрудников или людей с низкой цифровой грамотностью. На самом деле, это не вопрос желания — это вопрос представления и запуска.

Что работает:

1. Пилот с понятной пользовательской логикой

Выберите платформу с максимально простым интерфейсом,
Предусмотрите поддержку: инструкции, ответы на вопросы, мини-видео «как начать»,
В идеале — пусть сотрудники сами расскажут другим: что работает, как помогает.

2. Амбассадоры внутри

Найдите авторитетных сотрудников — тех, кого слушают. Дайте им доступ первыми, попросите фидбек.
Вовлеките их в запуск через совместное обсуждение, обратную связь, роль «первых пользователей».

3. Коммуникационная кампания

Объясните, зачем этот проект запускается: на языке пользы для сотрудника.
Например: «теперь не нужно 10 раз спрашивать, где пройти обучение», «всё в одном месте», «есть трек твоего развития».
Используйте простые визуалы, понятные слоганы, поддержку от руководства.
Проведите обучающий марафон с элементами геймификации

Представление идеи не менее важно, чем сама идея

Даже самое нужное и полезное решение могут «завернуть», если оно представлено как «Мы тут хотим платформу внедрить…»

Что должно быть в защитной презентации:

1. Технико-экономическое обоснование проекта
На одной странице, без воды:

как сейчас: ручной труд, низкий охват, потери времени и денег;
как будет: автоматизация, рост эффективности, снижение затрат;
эффект в цифрах: ROI, IRR, окупаемость в месяцах, прогноз по охвату.

2. План внедрения и масштабирования
Опишите конкретный путь:

как именно вы запускаете (пилот, дальше поэтапное расширение),
кого вовлекаете,
как поддерживаете интерес,
как замеряете и доказываете эффект.

Кейс 1. Как защитить бюджет на цифровое решение в крупной группе компаний

*На примере компании со штатом 400 000+ сотрудников, 18 бизнес-единиц.

Когда-то — «зоопарк» разных LMS, одинаковые курсы от разных провайдеров, дублирующие ресурсы. Сегодня — единая цифровая образовательная экосистема на базе Kampus.

Как это получилось?

1. Обосновываем стратегически

Переход на единую платформу стал частью бизнес-стратегии по синергии между разными компаниями в группе.

Ключевой аргумент: без единой платформы невозможна целевая культура и равный уровень компетенций.

2. Обосновываем финансово

Вся защита велась через понятные бизнес-показатели:

Сокращение времени работы сотрудников (в деньгах),
Уход от дублирующих решений (экономия до 40%),
Рост охвата: с 15 000 → 440 000 пользователей,
IRR проекта: от 33%, выше корпоративного порога в 30%.

3. Обосновываем через продукт

Создан MVP (минимально жизнеспособный продукт) с базовыми функциями и реальным прототипом. Вместо обещаний — визуализация, как это будет работать. За месяц создан прототип, за которым стояла команда, продвигающая работу платформы.

4. Продаём идею, не только систему

Отказались от «административного приказа» сверху, каждый бизнес-юнит убеждали лично. Была подготовлена внутренняя рекламная кампания по вовлечению, арт-объекты, встречи с топами, поддержка от первых лиц, личные амбассадоры среди HR и менеджеров.

Ментальное сопротивление было не слабее финансового. Отказывались переезжать на новую платформу, потому что «у нас были толстовки от старой». Это не шутка. Поэтому важны не только цифры, но и работа с эмоциями, страхами и привычками.

Вывод:
Цифры открывают дверь. Но чтобы пройти внутрь, нужно верить в идею, готовиться к сопротивлению и работать со всеми слоями компании: от IT до линейных руководителей.

Кейс 2. Как обосновать цифровизацию в небольшой компании

*На примере небольшой компании до 1000 сотрудников

Когда у тебя:

1 человек в обучении (т.е. ты сам себе LMS, трекер, методист и support),
бюджет почти нулевой,
а сотрудники — от нефтяников до управленцев и малого бизнеса внутри холдинга,

…то любое цифровое решение кажется роскошью. Но только до тех пор, пока не посчитаешь.

1. Показываем, что дальше «вручную» — не вариант

Сводные таблицы из таблиц,
Обучение вручную в Bitrix,
Ленты закладок и папок с «франкенштейн-контентом»,
Регулярные вопросы от сотрудников: где я, сколько осталось, что дальше?

Физически невозможно масштабироваться. А бизнес хочет большего охвата, быстрее, точнее, дешевле.

2. Готовим внутреннюю почву

HR провёл мини-исследование:

Что происходит на рынке труда (текучесть, ожидания сотрудников, поколение Z),
Что важно людям: развитие стабильно входит в топ-3 факторов удержания.

Результаты были презентованы руководству в формате конференции и мозгового штурма. Без давления, чтобы просто показать реальность.

3. Доказываем через цифры:

Сколько человек можно обучить сейчас и сколько нужно,
Время и деньги на ручную адаптацию и обучение,
Сколько стоит развитие внешней экспертизы vs. упаковка и внутренняя передача знаний,
NPS и результаты обучения: % внедривших знания, % позитивных изменений по отзывам руководителей.

Главный аргумент: или увеличьте штат на 10 человек, или внедрите систему.

4. Делаем ставку на лёгкий старт

Kampus был выбран, потому что:

уже есть готовый контент,
система понятна и интуитивна,
можно стартовать сразу, не дожидаясь полной кастомизации.

Что сейчас? Три человека в обучении и один методист на аутсорсе. А дашборд показывает 35+ показателей по людям, отделам, бизнесам. HR говорит смыслами, подкреплёнными цифрами, и бизнес слышит.

Заключение

«Когда ты приходишь за деньгами — тебе говорят «нет».
Когда ты приходишь с предложением оптимизации и экономии, ты непременно получишь «да»."

По ссылке собрали все эти шаги в небольшую инструкцию, которая станет для вас хорошей опорой на этапе внедрения цифрового решения. Считайте, визуализируйте, вовлекайте, запускайтесь с малого и дожимайте до результата.

Удобнее всего это делать, воспользовавшись опытом LX платформы Kampus. Свяжитесь с нами и внедряйте технологии легко и без возражений.