31.10.2023     Статьи

Сотрудники компаний ежедневно тратят на поиск информации около 35% рабочего времени. При этом большая часть искомых ответов на вопросы уже есть в организации. Задача бизнеса — организовать обмен знаниями между сотрудниками и сделать полезную для работы информацию общедоступной. Как этого добиться — разбираем в данной статье.

В компаниях всегда есть люди, которые знают индустрию и хорошо выполняют свои обязанности. Кто-то из них уже много лет работает в одной организации и разбирается во внутренних процессах. А кто-то недавно поменял работу и может поделиться знаниями с новыми коллегами.

Именно этих людей важно признавать в качестве внутренних экспертов компании и мотивировать на создание корпоративной базы знаний.

Компании теряют миллионы рублей в год из-за того, что не систематизируют знания своих сотрудников. Потери складываются не только из того, что люди тратят много времени на поиски ответов на свои вопросы. Вторая важная проблема — ошибочные решения. Примерно треть сотрудников совершают ошибки из-за нехватки информации.

Создание базы знаний выгодно и для бизнеса, и для работников:

• компании сокращают денежные потери и получают возможность сохранить знания в компании в случае увольнения сотрудников,
• работники получают дополнительное признание и возможности для профессионального роста.

База знаний — это корпоративная библиотека контента.

В нее можно и нужно добавлять шаблоны документов, инструкции, политики и стандарты компании, а также экспертный контент, созданный сотрудниками. Экспертный контент — это статьи, подкасты, записи вебинаров, чек-листы и подборки.

Один из способов начать создавать базу знаний — собрать уже имеющуюся информацию. На первый взгляд может показаться, что собирать особо нечего, но это не так, Например:

• у юристов есть внешние и внутренние нормативные акты, которых важно придерживаться всем сотрудникам компании,
• у отдела маркетинга и продаж уже готовы отчеты, информацию из которых постоянно кто-то ищет,
• у ИТ-команды наверняка есть подборка ответов на типовые запросы, с которыми к ним приходят коллеги.

Кроме этого, кто-то из сотрудников компании наверняка уже пишет экспертные посты и статьи в личные блоги. А руководители организации или отделов проводят вебинары или выступают на конференциях.

Весь этот контент — основа для корпоративной базы знаний. Следующим этапом станет планомерная работа по добавлению новых материалов от внутренних экспертов.

Удобнее всего создавать корпоративную библиотеку контента на электронных учебных платформах.

Например, в KAMPUS есть все для хранения и шеринга знаний:

• поддержка любых форматов контента,
• теги для быстрого поиска,
• формирование подборок материалов с несколькими уровнями вложенности,
• возможность размещать материалы без помощи админа.

Если ваша компания пока не готова подключать учебную платформу, начните собирать базу знаний в гугл-документах или сервисах типа Notion. Главное — создайте единую площадку, на которой сотрудники начнут аккумулировать корпоративную информацию.